La firma digital a distancia en los contratos en tiempos de cuarentena ¿es valida?

El uso de la tecnología nos permite hoy hacer mucho de nuestro trabajo a distancia. Videoconferencias, archivos compartidos, programas de mensajería, y documentos editables en línea por equipos completos de personas, son todas facilidades del trabajo remoto, que nos permiten pactar negocios desde cualquier lugar. El problema, sin embargo, continúa siendo el poder reunirse para firmar los contratos que nacen de estos negocios.


Esto ocurre, en parte, pues está muy enraizado en nuestra cultura el que los documentos no valen, si es que no están impresos, y firmados de puño y letra, físicamente, y muchos desconocen que nuestra ley ya regula las firmas digitales, desde hace casi veinte años.


La ley 19.799 del año 2002 es aquella que da validez legal a la firma digital en distintos tipos de documentos. Se trata de un texto que ha quedado un poco en el olvido, dado que no se ha ido actualizando en el tiempo a las nuevas plataformas digitales, o a los nuevos modos de comunicarse digitalmente las personas, y que, en realidad, estaba más bien pensado para los certificados de identidad para facturas electrónicas, y la emisión de resoluciones administrativas. A pesar de ello, permite a la ciudadanía el poder firmar válidamente documentos y contratos, en forma digital.


En este breve resumen, buscamos dar una revisión general a esta ley, para aclarar así cómo es que funciona la firma digital de documentos.


¿Qué son un documento y una firma electrónica?


La ley define cada uno de estos términos, distinguiendo entre lo que es (i) un documento electrónico; (ii) una firma electrónica simple; y (iii) una firma electrónica avanzada.


Documento electrónico es “(...) toda representación de un hecho, imagen o idea que sea creada, enviada, comunicada o recibida por medios electrónicos y almacenada de un modo idóneo para permitir su uso posterior.”


Este concepto, dado lo genérico e impreciso que es, podría dar para entender como documento digital cosas tales como conversaciones de whatsapp, por ejemplo. Cosas que no cabe dentro de lo que normalmente entendemos como un documento, para fines legales. Lo que queda claro es que los documentos electrónicos serían aquellos donde consten hechos o datos que después sirven para acreditar algo, y cuya existencia está en un soporte digital.


Firma electrónica simple es “(...) cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor.”, mientras que firma electrónica avanzada es “(...) aquella certificada por un prestador acreditado, que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo la detección posterior de cualquier modificación, verificando la identidad del titular e impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.”


Para este primer tipo de firma basta entonces la firma (valga la redundancia), expresada en el documento, de tal forma que pueda identificarse con su autor. Para el segundo tipo de firma se requiere de la compleja intervención de un tercero, en la forma de una entidad certificadora acreditada, que certifique con datos por ella controlados, que la firma en el documento es de la persona que aparece habiendo firmado, y que el documento no ha sufrido modificaciones desde su firma. Funciona este tercero externo como un ministro de fe, que certifica la identidad de las personas que firman y la integridad del documento.


En la firma electrónica simple, entonces, sólo basta que la firma esté puesta para que el documento sea válido, pero ello no impedirá que uno pueda intentar objetar la veracidad de la identidad del que firma el documento en un juicio. En la firma electrónica avanzada, en cambio, no es posible intentar impugnar la identidad de quien firma.


Así, ambas son completamente válidas, siendo la diferencia únicamente el nivel de peso de prueba que un tipo de firma tiene sobre el otro, para el caso de que exista un conflicto entre las partes. Pudiendo así las personas firmar contratos de forma digital, poniendo su firma de manera simple en un documento electrónico, y no necesitando una certificación adicional (salvo que la ley expresamente lo pida para un tipo de documento en concreto).


Entonces, ¿basta cualquier firma para que el contrato sea válido? ¿basta firmarlo a través de cualquier servicio de firma digital?


En efecto, la ley 19.799 expresamente señala que los contratos firmados con firma electrónica simple son válidos, de la misma forma que si fueran firmados en papel, y que se entiende que tienen la calidad de documentos escritos para todos aquellos casos en que la ley exige que algo “conste por escrito.”


Ahora bien, esto tiene un límite, como ya dijimos, y ese límite está en cuando la ley exige para un caso particular que la firma sea más que sólo una firma simple:


  • Aquellos documentos que la ley exige que se hagan en cierta solemnidad que no puede ser cumplido mediante firma electrónica simple.

  • Aquellos que la ley expresamente indica que requieren la concurrencia personal.

  • Aquellos documentos relativos al derecho de familia.

  • Aquellos instrumentos públicos que puedan ser firmados por firma electrónica, la cual deberá ser siempre firma electrónica avanzada.


¿Cualquier empresa o servicio de firma digital, puede certificar firmas electrónicas avanzadas?


No.


La ley expresamente dice que quien quiera prestar el servicio de certificación de firmas electrónicas, debe ser una entidad acreditada y certificada ante la Entidad Acreditadora, que corresponde (dice la ley) a la Subsecretaría de Economía, Fomento y Reconstrucción, e incorporada a un registro público de servicios de certificación.


Plataformas y servicios que no estén acreditados ante esta entidad, y no sean parte del registro, a lo más servirán para firmar documentos con firma electrónica simple, pero no con firma electrónica avanzada.


Estos documentos firmados digitalmente ¿tienen valor en un juicio?


Si, pues la ley los homologa a un documento firmado en papel, por lo que se rigen por todas las mismas reglas probatorias que cualquier documento físico, común y corriente.


Un documento firmado, sea con firma simple o avanzada, servirá como cualquier documento físico. La diferencia estará en su permite o no impugnar la identidad del que firma. En una firma simple, uno podrá intentar discutir la identidad de la firma, para desvirtuar el valor del documento, igual que con cualquier firma física e impresa. En una firma avanzada, esto no será posible, igual que con cualquier firma hecha físicamente ante un ministro de fe, como un Notario.


Conclusión


La pandemia del COVID-19 y las medidas de cuarentena que se han adoptado muestran que aún tenemos muy enraizado en nuestra cultura jurídica-legal el darle valor a la firma en papel por sobre la firma digital o electrónica, pese a que tenemos legislación hace ya casi años que reconoce y ampara el uso de la firma por medio digital.


Como consejo legal, sin embargo, y más allá de lo que señala la ley respecto de la plena validez de la firma electrónica, es importante que junto con la firma electrónica simple del documento electrónico, también se relacione éste con la o las personas que lo firman, con sus cédulas de identidad, con sus correos electrónicos, o con sus aplicaciones de mensajes, entre otros.


Esto para no sólo dejar la relación entre la identidad de quien aparece en el documento electrónico y la firma que está en documento, al documento en sí.




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